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Die Vorteile der Aktendigitalisierung
Schon vor Tausenden von Jahren erfolgte die Dokumentation
verschiedenster Vorkommnisse. Schon damals haben sich die Dokumente in
Räumen gesammelt, dessen Regale regelmäßig aus den
Nähten platzten und
dann erweitert oder größere Räume genutzt werden
mussten. Die Dokumente
bis hin zu ganzen Büchern sind Handschriftlich kopiert worden, bis
irgendwann die Druckmaschine erfunden worden ist, die das Leben
erheblich erleichterte. Im Laufe der Zeit sind immer wieder Geräte
erfunden worden, die Erleichterungen für den Alltag darstellten.
Eine
der neuesten Erleichterungen im Alltag eines Unternehmens ist die
Aktendigitalisierung.
Digitalisierung von Archiven
Gerade Vertragliche Unterlagen müssen eine lange Zeit gelagert
werden.
Auch dann, wenn der Vertrag längst schon beendet ist. Das hat zur
Folge, dass das Archiv immer weiter wächst und die Suche nach
Dokumenten sehr viel Zeit in Anspruch nimmt. Hinzu kommt, dass man das
Dokument dann auch wieder einsortieren muss, was auch wieder Zeit in
Anspruch nimmt. Dadurch, dass dieses Dokument nur einmal vorhanden ist,
kann es nicht von mehreren Personen gleichzeitig genutzt werden. Mit
einer Aktendigitalisierung hat man ganz andere Möglichkeiten des
Zugriffes auf bestimmte Dokumente. Die Vorteile der
Aktendigitalisierung sind
- Zeitersparnis
- Schnellerer Zugriff ohne Körperliche Anstrengungen
- Nutzung des Dokumentes durch mehrere Personen gleichzeitig
- Kostensenkung
und anderes.
Digitalisierung benötigt Zeit
Die Aktendigitalisierung benötigt je nach Größe des
Archives mehr oder
weniger Zeit. Es muss, je nach Größe des Unternehmens, ein
oder zwei
Mitarbeiter mit der Digitalisierung der Akten beauftragt werden oder
man setzt sich als Chef selbst hin und digitalisiert die Akten. In
dieser Zeit, in der die Dokumente digitalisiert werden, kann nichts
anderes getan werden. Dies kann einen erheblichen Verlust an Ressourcen
und auch an Geldern für das Unternehmen bedeuten. Um dies zu
vermeiden
kann man die Aktendigitalisierung an eine Fremdfirma abgeben, um die
damit gewonnene Zeit zu nutzen und Kosten für das Unternehmen zu
sparen.
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